会务工作规程

为了进一步做好全委机关会议服务工作，规范会务流程，提高会务工作水平，特制订本规程。

一、会议审批

全委机关会议包括以全委名义、机关各部门名义召开或其他单位借用本机关召开的会议。由机关承办部门提出计划，填写《会议审批单》，按程序报批。

二、会前准备

（一）拟制筹备工作方案。接到会议任务后，及时拟制会议安排方案，按程序报领导审定。会议安排方案包括名称、时间、地点、形式、内容、参加人员、议程、会议经费计划、工作要求、任务分工、会议材料、注意事项、新闻报道等相关事项。

（二）起草下发会议通知。按照审定的会议方案，草拟会议通知。会议通知应明确会议名称、时间、地点、形式、内容、参加人员、请假规定、注意事项等。按程序送相关领导审批后付印，发往参会部门及人员。注意提醒、核实参会部门及时收取通知。

（三）收集反馈人员名单。会议通知发出后，及时收集参会人员名单（包括姓名、性别、部门、职务等信息）、联系人及手机号码、并准确核对相关信息并报相关负责人。

（四）布置会场会务准备。办公室根据会议需要组织、协调工作，并会同相关部门做好会务准备。主要包括：安排会议日程、布置会场、制作会标、编制会场座次表、准备会议用品、后勤保障、音响摄像调试工作等。

（五）拟制文案。主要包括会议议程、主持词、讲话稿、发言材料、参阅材料、参会人员名单、 请假人员名单等。

（六）报到准备。工作人员提前进驻会议地，在指定地点设报到台，应将准备有关文件资料提前装袋备发。会议材料可会前送参会领导或摆在主席台上。

三、会期服务

（一）会议报到。报到时，报到人员应在会议报到册上签字登记。工作人员按照要求发放文件材料，并简要介绍会议安排情况，接受参会人员咨询。及时统计出席、列席、缺席会议的人数、人员，并将结果报相关负责人。

（二）会前检查。会议正式开始前应对会场布置、照明、座签、桌面摆放物品等再次检查，确保无误。逐页翻看主席台桌面摆放文案是否齐全，更换缺页少码、文面无损的文案。确定领导座椅是否舒适，桌面是否整洁。提前开启空调、话筒、音响、显示屏等设备。

（三）会中服务。一般包括会议期间的组织、衔接、应急等工作服务。会议承办部门应安排专人值守会场重要部位，掌握会议进展情况，及时处理临时出现的特殊情况，确保会议顺利进行。

（四）散会检查。会议结束后，引领参会领导离开会场。待所有参会人员退场后，检查会场，及时收集处理需要清退的文件，及时收集座牌等。

四、会后工作

（一）资料整理。会后应及时收集会议期间制发的各类文案资料、证牌等，及时整理好音像、图片、照片、录音等资料，标明会议名称、时间、地点、讲话领导姓名等相关信息。

（二）信息报送。会议结束后，主办部门应收集会议相关信息，会同宣传部、办公室做好后期的新闻报道、信息报送工作。